Política Ética de Confidencialidad y Deber de Confidencialidad
Preámbulo
La Política Ética de Confidencialidad y Deber de Confidencialidad de Valios establece los lineamientos éticos, legales y técnicos que garantizan la protección integral de la información de clientes y prospectos. En el contexto de la planificación financiera personal, la privacidad no es solo una exigencia legal, sino una expresión de respeto, prudencia y compromiso fiduciario.
El objetivo de esta política es asegurar que toda interacción con los clientes se base en la confianza, la transparencia y la seguridad de la información, alineándose con los más altos estándares internacionales en gestión de datos y ética profesional. Este principio de confidencialidad refuerza la credibilidad institucional de Valios como firma independiente y responsable.
Principio General
El deber de confidencialidad constituye uno de los pilares éticos, legales y fiduciarios del ejercicio profesional de los asesores financieros personales de Valios. Este principio protege la privacidad, la integridad y la dignidad de las personas, garantizando que toda información obtenida durante la relación profesional sea manejada con el máximo respeto, reserva y responsabilidad.
Fundamento Normativo y Referencias Internacionales
El deber de confidencialidad y las políticas de privacidad de Valios se apoyan en normas y estándares internacionales que establecen buenas prácticas para la gestión responsable de la información:
- ISO 22222:2020 – Personal Financial Planning: norma internacional que define los requisitos éticos y técnicos para garantizar la confidencialidad en la planificación financiera.
- ISO 27001:2022 – Information Security Management Systems: marco global para la gestión segura y controlada de la información.
- GDPR – General Data Protection Regulation (UE): establece los derechos de los titulares y las obligaciones de las organizaciones respecto al tratamiento legítimo de datos personales.
- Ley 1581 de 2012 – Colombia: regula la autorización, almacenamiento y uso de datos personales en el ámbito financiero y empresarial.
- CFP Board – Code of Ethics and Standards of Conduct (2021): reconoce la confidencialidad como principio esencial del deber fiduciario en la asesoría financiera.
- FPSB – Global Framework for Professional Competency (2023): refuerza la confidencialidad como parte del estándar profesional global.
Alcance de la Política y del Deber de Confidencialidad
Esta política se aplica a toda la información obtenida directa o indirectamente en los procesos de diagnóstico, asesoría o acompañamiento financiero, sin importar el formato o medio utilizado (físico, digital, audiovisual o verbal).
Incluye información personal, patrimonial, familiar, fiscal y emocional. El deber de confidencialidad subsiste aun después de finalizada la relación contractual y abarca a asesores, colaboradores, contratistas y aliados estratégicos vinculados a Valios.
Confidencialidad con Prospectos y Clientes Potenciales
Desde el primer contacto, los asesores deben aplicar las mismas normas de confidencialidad que rigen para los clientes activos. Toda información recopilada en reuniones exploratorias, formularios o entrevistas preliminares será tratada con reserva absoluta.
Ningún dato podrá utilizarse con fines publicitarios, analíticos o estadísticos sin autorización escrita del titular. La transparencia y el consentimiento informado son condiciones indispensables para cualquier tratamiento legítimo de información.
Protocolos de Protección y Seguridad de la Información
Valios implementa controles de protección de datos conforme a las normas ISO 27001:2022 y ISO 27701:2021, asegurando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. Entre las medidas adoptadas se incluyen:
- Uso exclusivo de canales institucionales cifrados para la comunicación con clientes.
- Control de acceso mediante autenticación segura y registro de actividad.
- Eliminación y anonimización de datos obsoletos conforme al principio de minimización.
- Auditorías técnicas y revisiones éticas periódicas sobre los sistemas de información.
- Formación continua en ciberseguridad, confidencialidad y conducta fiduciaria.
Excepciones Justificadas
La divulgación de información confidencial solo se permitirá bajo las siguientes condiciones:
- Consentimiento expreso, previo y por escrito del cliente o prospecto.
- Mandato legal, judicial o administrativo válido y notificado.
- Prevención de un daño grave o actividad ilícita, previa evaluación del Comité Ético y de Cumplimiento Profesional de Valios.
Toda excepción deberá documentarse, justificarse y ser auditada para mantener la trazabilidad de las decisiones.
Supervisión, Seguimiento y Evaluación
El Comité Ético y de Cumplimiento Profesional de Valios tiene la función de vigilar el cumplimiento de esta política, realizar auditorías y responder a cualquier incidente relacionado con la confidencialidad.
Asimismo, Valios mantiene un programa continuo de formación y actualización normativa para garantizar la competencia técnica y ética de todos sus asesores.
Responsabilidad Profesional y Ética
El incumplimiento de esta política constituye una infracción grave al Código Ético de Valios. Las sanciones incluyen medidas disciplinarias internas, suspensión o terminación profesional, e incluso la notificación a autoridades competentes en materia de protección de datos.
La confidencialidad es una expresión del compromiso moral con el cliente y con la sociedad. Su respeto fortalece la confianza, preserva la dignidad y asegura la sostenibilidad ética del ejercicio profesional.
Referencias Normativas y Bibliográficas
- ISO 27001:2022 – Information Security Management Systems. International Organization for Standardization.
- ISO 22222:2020 – Personal Financial Planning. International Organization for Standardization.
- ISO 27701:2021 – Privacy Information Management. International Organization for Standardization.
- GDPR – General Data Protection Regulation. Unión Europea.
- Ley 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales. República de Colombia.
- CFP Board. (2021). Code of Ethics and Standards of Conduct. Certified Financial Planner Board of Standards, Inc.
- Financial Planning Standards Board (FPSB). (2023). Global Framework for Professional Competency.